회의체계는 단순한 모임이 아니며, 다양한 커뮤니케이션 채널이자, 문제해결을 위한 시스템이라고 말씀드렸습니다. 그렇다면 회의는 어떻게 해야 하는 것일까요? 지난주에 말씀 드렸던 것처럼 일단 회의명, 회의구성원, 회의내용, 빈도, 회의시간 등을 고려하여 회의체계의 기본 틀을 만드셔야 하며 이렇게 만들어진 틀이 있다면 누가, 언제, 어느 회의에 참석해야 하는지 대략적으로 정해지게 됩니다.

여기서 중요한 점은 회의는 1년에 해당하는 스케쥴이 미리 설정되어 있어야 한다는 것이죠. 1년 전체, 분기별, 월별 그리고 주별로 세분화 되어 정리되어 있어야 합니다.

미리 설정을 하는 이유는 직원들과 원장님들의 개인시간 보장 때문입니다. 원장님들께서는 흔히 퇴근 할 때쯤 “오늘 간단하게 회의 좀 하고 가자”라고 쉽게 말씀 하시는 경우가 있습니다. 하지만 직원들 각자는 모두 개인의 일정이 있을 수 있으며, 그 일정은 개인적인 일정임으로 그런 시간에 직원들을 잡아두고 회의를 한다면 이미 직원들의 마음은 병원을 떠나, 영혼 없는 몸만 회의에 남게 되는 데 어떤 결과가 나올지는 모두들 짐작하시리라 생각합니다.

매일, 매주 진행하는 회의가 아니라면 회의 안건은 최소한 3일전에 사전공지를 하셔야 합니다. 갑자기 회의에 참석한 직원들이 과연 얼마나 질 높은 회의를 할 수 있을까요? 상정될 안건의 경우 지난 6회 차에 말씀드렸던 컴플레인 노트를 활용하시면 좋을 것입니다.

회의 진행은 원장님께서 하시는 것이 아니라 모든 직원들이 돌아가며 하는 것이며, 이때 진행과 참여를 위해 회의진행 매뉴얼을 반드시 구비하여, 누구나 쉽게 진행 할 수 있도록 만들어야 합니다.

회의를 할 때는 항상 회의록을 작성하셔야 합니다. 회의록에는 일반적으로 작성자, 작성 날짜, 참석자 및 내용 등이 들어가며, 여기에 반드시 있어야 하는 것은 지난번 회의 내용의 진행을 알 수 있는 리뷰가 반드시 있어야 합니다.

또한 마지막에는 대표원장님의 자필 서명이 반드시 들어가야 합니다. 이렇게 작성된 회의록은 2부를 복사합니다. 원본은 별도로 보관을 하며, 1부의 복사본은 원장님방에서 가장 자주 보는 벽면 또는 출입문에 부착, 다른 한 장은 직원들이 가장 많이 볼 수 있는 공간의 벽 또는 문에 부착하여 직원 및 원장님들께서 회의로 끝나는 것이 아니라 지속적인 관심과 결과를 갈구할 수 있도록 도와주는 역할을 하게 됩니다.

또한 회의가 길어질 경우 안건이 마무리 되지 않은 상황에서 마치게 되면 다음번 회의 때 똑같은 회의를 위해 동일한 시간을 또다시 허비하게 되므로 시작된 안건은 반드시 마무리를 하여야 합니다.

이렇게 회의체계를 구성할 때 가장 많은 실수를 하는 것이 바로 회의가 너무 많아지는 경우입니다. 그러다 보니 회의가 또 다른 업무가 되어 버리는 경우가 있습니다. 그렇기 때문에 기간 및 직급별로 적절한 시간과 빈도 그리고 참여 구성원 등의 가이드 라인을 명확하게 설정해 주어야 합니다.

필자가 방문하는 대부분의 병원들의 경우 회의는 필요할 때 하는 것으로 설정을 해두고 있기에 처음 몇 번 회의를 진행하다가 귀찮아 지면 회의를 하지 않게 되는 경우가 대부분입니다. 그렇기 때문에 회의는 정기적으로 꾸준하게 진행되어야 하며 준비된 회의를 하지 않으면 회의를 위한 회의, 즉 시간 죽이기, 보여주기 위한 회의로 끝나게 됩니다.

지금 원장님 병원의 회의는 언제, 어디에서, 누가, 무엇을, 어떻게 진행되고 있는지 아십니까? 원장님께서 회의록만이라도 지속적으로 관리를 하시길 바랍니다.　

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